Microsoft Excel-spreadsheets zijn een ideale manier om contactgegevens op te slaan. Met een telefoonboek in Excel is het gemakkelijk om contactgegevens toe te voegen en te verwijderen. Het maken van een dergelijk boek bestaat uit twee hoofdprocedures: het toevoegen van de juiste kolom en het invoeren van de informatie.
Noodzakelijk
Microsoft Excel 2007 geïnstalleerd
instructies:
Stap 1
Open Microsoft Excel 2007.
Stap 2
Voeg een titel toe aan de bovenkant van de tabel, zodat u weet wat deze bevat. Mogelijk hebt u het ene telefoonboek nodig voor persoonlijk gebruik en het andere voor werk of zakelijk gebruik. De naam zal helpen om ze van elkaar te onderscheiden. Gebruik de bovenste werkbalk om de titel te markeren.
Stap 3
Sla een paar regels over om de telefoonboekkolommen aan te passen. Gebruik de volgende kolomkoppen: naam, adres, stad, staat, postcode, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. Voer deze koppen in voor elk van de kolommen. Het is veel gemakkelijker om informatie te lezen en te vinden wanneer de afzonderlijke items in afzonderlijke kolommen staan.
Stap 4
Markeer de rij met kolomkoppen door op het rijnummer aan de linkerkant te klikken. Gebruik de gereedschappen in de bovenste balk om de kolomkoppen te centreren en vet te maken.
Stap 5
Voer informatie in elke kolom in. Dit kan wat tijd kosten. U hoeft slechts eenmaal alle beschikbare contactgegevens in Excel in te voeren, vervolgens nieuwe contacten toe te voegen en de informatie bij te werken. Als er gegevens ontbreken, laat u de cel gewoon leeg.
Stap 6
Maak de tekst in de postcodekolom op. Selecteer alle tekst in de kolom (exclusief koppen). Klik met de rechtermuisknop op de selectie en selecteer Cellen opmaken. Klik op het tabblad "Aantal" op het item "Aanvullend". Klik op Postcode of Postcode +4. Klik OK. Hiermee worden alle indexen naar één formaat geconverteerd.
Stap 7
Maak de tekst op in de kolom met telefoonnummers. Selecteer alle tekst in de kolom behalve de koppen. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Cellen opmaken. Selecteer op het tabblad "Aantal" de optie "Aanvullend". Klik op het item "Telefoonnummer" in het gedeelte "Type". Klik OK. Alle telefoonnummers worden opgemaakt.
