De vraag naar de noodzaak om een elektronisch archief bij de onderneming aan te leggen, wordt steeds urgenter. En dit is niet toevallig, want de introductie van nieuwe informatietechnologieën zorgt niet alleen voor de veiligheid en betrouwbaarheid van documenten, maar vermindert ook de tijd voor het zoeken en stelt, indien nodig, meerdere medewerkers in staat om dezelfde gegevens tegelijk te openen.
instructies:
Stap 1
Het aanleggen van een archief van elektronische documenten omvat verschillende fasen. Koop en installeer in eerste instantie de gelicentieerde software op de computerapparatuur van het bedrijf.
Stap 2
Bereid documenten voor, dat wil zeggen, organiseer ze, identificeer ze in overeenstemming met de bestaande structuur van de circulatie van documenten in uw organisatie. In dit stadium moeten ze met name worden geregistreerd, gesorteerd op houdbaarheid en nietjes en nietjes worden verwijderd uit niet-gestikte vellen.
Stap 3
De volgende stap is het digitaliseren of scannen van documenten. Het wordt uitgevoerd op technische apparatuur die precies het type en formaat ondersteunt van het document dat in deze organisatie wordt gebruikt. Controleer in dit stadium de kwaliteit van de reproductie van documenten, scan indien nodig opnieuw.
Stap 4
Het volgende is de fase van het converteren (converteren) van documenten naar het formaat dat voldoet aan het concept van hun opslag- en productiestandaarden, en dan - de fase van indexering, d.w.z. "Toewijzing" van trefwoorden aan elk document om vervolgens de nodige informatie te zoeken of een volledige tekstdatabase aan te maken.
Stap 5
Aan het einde van het werk aan het creëren van een elektronisch archief, stelt u de instellingen in (toegangsrecht, het recht om documenten te wijzigen) en traint u het personeel van de organisatie.
