Een database is een catalogus van informatie. De gegevens zijn georganiseerd volgens algemeen aanvaarde regels. Telefoonboeken of woordenboeken zijn de eenvoudigste voorbeelden van databases. Met de ontwikkeling van computertechnologie zijn databases veel groter en complexer geworden.
Databases begrijpen
De database is een hulpmiddel voor het verzamelen en ordenen van informatie. Ze kunnen gegevens bevatten over mensen, producten, financiën en meer. Het bouwen van een basis begint met een eenvoudige lijst of spreadsheet. Na verloop van tijd groeit deze lijst en beginnen redundantie en inconsistenties in de gegevens te verschijnen. Het wordt moeilijk om ze als een lijst te zien. Zodra deze problemen zich voordoen, is het een goed idee om ze om te zetten in een database met behulp van een databasebeheersysteem (DBMS). Een van de beste producten op dit gebied is Microsoft Office Acess, dat flexibiliteit, gebruiksgemak en een gebruiksvriendelijke interface combineert.
Tafels
Een tabel in een database ziet eruit als een eenvoudige tabel omdat de gegevens in rijen en kolommen worden opgeslagen. Als gevolg hiervan is het meestal vrij eenvoudig om een gewone tabel in een database te importeren. Het belangrijkste verschil tussen een spreadsheet en een database is het organisatieniveau van de informatie.
Elke rij in de tabel wordt een record genoemd. Geselecteerde stukjes informatie worden bewaard in records. Elk van hen bestaat uit een of meer velden. Velden zijn analoog aan kolommen in een tabel. U kunt bijvoorbeeld een tabel maken met de naam "Werknemers", waarin elk record (rij) de persoonlijke gegevens van de werknemer bevat (voornaam, achternaam) en elk veld (kolom) informatie over hem geeft (adres, enz.). Velden moeten worden aangewezen als een specifiek type gegevens, of het nu tekst, datum, tijd, nummer of een ander soort informatie is.
Formulieren
Formulieren worden soms "gegevensinvoerschermen" genoemd. Dit is het type interface dat wordt gebruikt om met uw gegevens te werken. Formulieren bevatten vaak opdrachtknoppen die verschillende functies uitvoeren. Het is heel goed mogelijk om een database te maken zonder formulieren te gebruiken door de invoergegevens in de referentietabellen te bewerken. De meeste databases gebruiken echter formulieren om tabellen te bekijken, in te voeren en te wijzigen.
Vragen
Query's zijn de echte werkpaarden van de database en kunnen veel verschillende functies vervullen. Hun meest voorkomende toepassing was het ophalen van specifieke gegevens uit tabellen. De informatie die de gebruiker wil ontvangen is meestal verspreid over meerdere tabellen. Met zoekopdrachten kunt u alle tabellen tegelijk bekijken en het zoekresultaat op het scherm weergeven. Bovendien kunt u met query's criteria toevoegen die gegevens voor een specifieke query filteren.
Rapporten
Rapporten worden gebruikt om gegevens samen te vatten en te presenteren in tabellen. Elk rapport kan worden bewerkt om informatie in een ander formaat weer te geven. Het rapport kan op elk moment worden gegenereerd en geeft de huidige status van de database weer.
Macro's
Macro's in Access zijn analoog aan de programmeertaal die wordt gebruikt om databasefunctionaliteit toe te voegen. Als u bijvoorbeeld een macro aan een knop op een formulier koppelt, wordt deze uitgevoerd wanneer op die knop wordt geklikt. Macro's bevatten acties om specifieke taken uit te voeren, zoals het genereren van een rapport, het uitvoeren van een query of het corrigeren van informatie. De meeste handmatige databasebewerkingen kunnen worden geautomatiseerd met behulp van macro's. Dit bespaart veel pc-tijd en middelen.
