De meest toegankelijke manier om gegevens in tabellen te sorteren, is de Excel-spreadsheeteditor van de Microsoft Office-suite met toepassingen. De tools voor het ordenen van waarden in rijen en kolommen zijn vrij eenvoudig te gebruiken en stellen u in staat vrij complexe sorteerregels te maken.
Noodzakelijk
Microsoft Excel 2007-spreadsheeteditor
instructies:
Stap 1
Klik met de rechtermuisknop op een cel in een kolom als u de tabelgegevens wilt sorteren op de waarden van deze specifieke kolom. Open in het verschenen contextmenu het gedeelte "Sorteren" en selecteer de gewenste richting voor het sorteren van gegevens. Als deze kolom tekstwaarden bevat, betekent sorteren van "van klein naar groot" alfabetische volgorde. Als datums in de cellen van deze kolom worden geplaatst, betekent dit sorteren van de vroegste naar de latere.
Stap 2
Op een vergelijkbare manier kunt u de gegevens sorteren op verschillende tekens van celontwerp en niet op de waarden die ze bevatten. Om dit te doen, zijn er drie contextmenu-items waarmee u gegevens kunt rangschikken in overeenstemming met de achtergrondkleur van de cellen, de dikte en de kleur van het lettertype. U kunt ook sorteren op pictogrammen die in de cellen van de kolom kunnen worden geplaatst.
Stap 3
Als u een tabel moet sorteren op gegevens uit verschillende kolommen, kunt u deze procedure achtereenvolgens voor elk ervan uitvoeren. Excel heeft echter een optie waarmee u de volgorde en sorteervolgorde van de vereiste kolommen in één gemeenschappelijk dialoogvenster kunt specificeren. Om dit dialoogvenster te openen, klikt u met de rechtermuisknop op een cel in de tabel, vouwt u het gedeelte Sorteren uit en selecteert u Aangepaste sortering.
Stap 4
Selecteer de eerste kolom om te sorteren in de vervolgkeuzelijst Sorteren op. Geef in het veld aan de rechterkant op waarop deze sorteerregel precies moet worden toegepast - op de waarden of indelingen van de cel (kleur, lettertype, pictogram). Selecteer in de laatste vervolgkeuzelijst de sorteerrichting. Hiermee is het instellen van regels voor één kolom voltooid.
Stap 5
Klik op de knop Niveau toevoegen om door te gaan met het aanpassen van de sorteeropties voor de volgende kolom. Er wordt nog een regel toegevoegd aan de reeds voltooide regel en u moet herhalen wat in de vorige stap is gedaan voor de tweede kolom. Als er meer dan twee sorteerregels zijn, blijf de regels toevoegen en invullen zo vaak als nodig is.
Stap 6
Voor elke tabel kunt u maximaal 64 regels opgeven in een complexe sorteerset. Voor gegevens die in Excel-spreadsheets moeten worden verwerkt, is dit meestal ruim voldoende. Als er behoefte is aan nog complexere regels voor het ordenen van waarden in tabellen, dan is het beter om krachtigere database-applicaties te gebruiken. In het Microsoft Office pakket is hiervoor het Access DBMS ontworpen.
