Het is geen geheim dat een document zowel een elektronische als een papieren versie kan zijn. Natuurlijk is een elektronisch document veel handiger, maar om het een in het ander om te zetten, heb je speciale apparatuur nodig.
Elektronische kopie van het document
Tegenwoordig zijn er veel manieren om een kopie van een papieren document te maken, van papier naar elektronisch te vertalen, enz. Als er alleen een kopieerapparaat nodig is om kopieën van papieren documenten te maken, dan hebt u niet alleen speciale apparatuur, maar ook software nodig om een papieren document in zijn elektronische formaat over te zetten.
Hoe maak je een elektronische versie van een document?
Om een elektronische kopie van het document te maken, heeft de gebruiker een scanner of MFP (multifunctioneel apparaat) nodig. Als er geen MFP nodig is, moet je die natuurlijk niet kopen, met een scanner kom je er makkelijker uit. Ten eerste zal het veel goedkoper zijn en ten tweede zal het precies de functie vervullen die de gebruiker nodig heeft, namelijk het document scannen en in elektronische vorm vertalen.
Om de scanner te laten werken, hebt u speciale software nodig - een stuurprogramma. Meestal zit het bij het toestel, maar als het er niet is, kun je het altijd op internet vinden. U kunt gebruik maken van het universele programma ABBY Finereader, waarmee u direct kunt scannen en OCR.
De hele procedure voor het vertalen van een papieren document naar een elektronisch formaat komt neer op deze twee procedures (scannen en tekstherkenning). Om een elektronische kopie van het document te maken, moet u: naar het menu "Start" gaan en in de lijst met alle programma's de driver van de scanner of MFP zoeken, of het ABBY Finereader-programma en het uitvoeren. Na het starten van het programma en de scanner kun je het deksel openen en er een papieren document op leggen met de tekst naar beneden. Het document moet zo gelijkmatig mogelijk op het scanneroppervlak worden geplaatst ten opzichte van de randen van het werkoppervlak van het apparaat. Vervolgens moet u het deksel zo strak mogelijk aandrukken, zodat de verlichting niet op het werkoppervlak valt. Anders blijkt het elektronische document overbelicht te zijn, dat wil zeggen dat het deel van de tekst waarop het licht valt niet zichtbaar is.
Vervolgens moet u in de instellingen de optimale scanparameters selecteren, zoals kleur, uitvoergrootte, uitvoerresolutie, enz. Als alles gereed is, kunt u op de knop "Scannen" klikken. Wanneer de procedure is voltooid, moet u op "Herkenning" klikken, waarmee de tekst wordt omgezet in een elektronisch formaat, bijvoorbeeld.doc, en het document kan worden geopend in een teksteditor om wijzigingen aan te brengen.
