Een van de laatste innovaties van computerontwikkelaars is de creatie van een dienst als mailarchivering. Met deze dienst kunt u inkomende en uitgaande brieven opslaan in een apart aangemaakte map. Hoe Outlook-mail archiveren?
instructies:
Stap 1
Bewaar inkomende en uitgaande e-mails op uw computer als u de standaardoptie in uw Microsoft Outlook-besturingssysteem gebruikt. Dit is nodig bij het overzetten van alle inkomende en uitgaande brieven naar een ander medium of bij een eventuele crash van het hele systeem. Ga in het programmavenster naar het menu "Bestand", selecteer "Openen" in de voorgestelde lijst met mappen. Geef in het dialoogvenster de opties Exporteren naar bestand op en selecteer Outlook-gegevensbestand. Zorg ervoor dat u de namen van de bestanden van uw brieven aangeeft en de datum waarop deze brieven zijn gemaakt.
Stap 2
Om een brief te archiveren, selecteert u deze, klikt u op het lege vierkantje en vervolgens op "Archief". Selecteer een van de volgende opties: "Archiveer de map volgens de autoarchiveringsinstellingen" of "Archiveer de map en alle submappen". Maak een archiveringsdatum aan in het speciale veld. Meerdere gearchiveerde e-mails van één geadresseerde vormen een ketting die u met één muisklik kunt beheren. Beheer al uw gearchiveerde e-mails zelf, want ze worden allemaal opgeslagen in het gedeelte Alle berichten. Gearchiveerde e-mails worden voor altijd bewaard, terwijl verwijderde e-mails slechts dertig dagen worden bewaard.
Stap 3
Als u de gecomprimeerde berichten in een ander bestand wilt plaatsen, klikt u op Bladeren. Selecteer bijvoorbeeld meerdere letters in een reeks of één letter om te verplaatsen en klik op "Inbox". Klik aan het einde op "OK".
Stap 4
Als u geen programma's gebruikt die toegang hebben tot e-mailservers, gebruik dan de meest gebruikte universele e-mailservice van vandaag, Gmail. Hiermee kunt u inkomende en uitgaande e-mail archiveren en op de server opslaan. Dit bespaart u extra schijfruimte. Ook kan de server meerdere mailboxen tegelijk combineren.
