Een casusnomenclatuur is een genummerde lijst van casustitels die binnen een organisatie zijn opgeslagen. Volgens dit document wordt al het werk aan de documentatie van de onderneming uitgevoerd. Het geeft de bewaartijd van specifieke documenten weer en welke afdeling verantwoordelijk is voor welke documentatie.
Noodzakelijk
- - kennis van kantoorwerk;
- - een typische lijst van documenten met bewaartermijnen.
instructies:
Stap 1
Neem een besluit over de ontwikkeling van de naamgeving, dit dient te gebeuren aan de hand van de opdracht voor de organisatie. Geef daarin aan wie de naamgeving moet maken, onder wiens leiding en in welk tijdsbestek. Verduidelijk vervolgens de reikwijdte van het item. Om een individuele nomenclatuur te maken, kunt u een benaderende nomenclatuur gebruiken, deze kan worden samengesteld voor groepen organisaties die deel uitmaken van hetzelfde systeem. Houd bij het opstellen van dit document rekening met de structuur van uw organisatie.
Stap 2
Selecteer het classificatieschema op basis waarvan de nomenclatuur zal worden opgebouwd. Het hangt af van de structuur van de onderneming. Als het stabiel genoeg is, kies dan een blokschema van de nomenclatuur. Als het vaak verandert, kies dan een functioneel productieschema. In het eerste geval zullen de secties van de nomenclatuur overeenkomen met de namen van de structurele afdelingen van het bedrijf. De volgorde van hun locatie moet vergelijkbaar zijn met de personeelstafel. Gebruik in het tweede geval de functies of richtingen van de activiteiten van de organisatie als secties bij het opstellen van de nomenclatuur van de zaken van het bedrijf.
Stap 3
Formuleer de kopjes van de casussen. De titel moet duidelijk en beknopt zijn en de hoofdstructuur en inhoud van de processtukken onthullen. Neem daarin ook verduidelijking van de inhoud van de zaak, informatie over de echtheid en kopieën van documenten op. Gebruik geen inleidende woorden, complexe zinnen en niet-specifieke bewoordingen in de kopjes.
Stap 4
Gebruik bij het samenstellen van een lijst met kopjes de volgende tekens: nominaal (soort document), auteur, correspondent, chronologisch (tijdstip van ontstaan), onderwerpsvraag, geografisch.
Stap 5
Bepaal de bewaartermijnen voor dossiers, gebruik hiervoor een standaard lijst met beheerdocumenten. Voltooi het ontwerp van de nomenclatuur, de tekst zelf moet eruit zien als een tabel, plaats het goedkeuringsstempel op de titelpagina.
