MS Excel is een zeer handig hulpmiddel voor het uitvoeren van berekeningen en het presenteren van tabelgegevens. Bij het opstellen van rapportagedocumentatie is het echter vaak vereist om tabelgegevens in Word-indeling te verstrekken. Tegelijkertijd is het soms nodig om niet alleen de directe inhoud van de informatie te vertalen, maar ook de opmaak van documenten.
Het is nodig
MS Word, MS Excel, computer
instructies:
Stap 1
Om informatie uit een bestand dat in Excel-indeling is opgeslagen te vertalen naar Word, opent u het spreadsheetbestand, selecteert u de benodigde cellen erin, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u "Kopiëren". Start vervolgens het MS Word-programma, maak een leeg document aan (in de regel wordt dit automatisch gemaakt) en plak het uit Excel gekopieerde fragment erin. In dit geval wordt het aantal kolommen dat nodig is om de tabel weer te geven, weergegeven in het gemaakte document en wordt elke rij uit de Excel-tabel weergegeven als een afzonderlijke regel in het document.
Deze methode is de eenvoudigste, maar bij gebruik gaat de opmaak van het originele document verloren. Bovendien zal het verder bewerken van zo'n pseudo-tabel die in Word is gemaakt erg moeilijk zijn.
Stap 2
Om een in Excel opgestelde tabel er in Word bijna hetzelfde uit te laten zien, plakt u de gekopieerde informatie in de vooraf voorbereide tabel. Tel hiervoor hoeveel kolommen en rijen de oorspronkelijke tabel heeft. Selecteer vervolgens in Word het menu-item "Tabel" en "Invoegen". Voer het aantal kolommen en rijen in het venster dat verschijnt in en klik op bevestigen. Alle andere (cosmetische) instellingen kunnen later worden gedaan.
Kopieer nu, net als in het eerste geval, het gewenste deel van de tabel. Selecteer vervolgens met de muis de hele tabel die in Word is gemaakt, klik met de rechtermuisknop en selecteer "Plakken". Alle gegevens uit de originele tabel worden netjes verdeeld over de lege cellen van de Word-tabel. Corrigeer de onjuist geplaatste delen van de tabel met behulp van de Word-opmaakhulpmiddelen.
Deze methode is optimaal voor het opstellen van rapportagedocumentatie, maar u kunt de formules niet opslaan, wat de daaropvolgende herberekening van gegevens bemoeilijkt.
Stap 3
Gebruik geen eenvoudige, maar een "speciale" pasta om een tabel uit Excel te kopiëren, samen met formules en ontwerp. Om dit te doen, kopieert u ook het gewenste fragment van de tabel en selecteert u vervolgens "Bewerken" - "Plakken speciaal" in het Word-menu. Selecteer vervolgens de regel "Microsoft Excel-blad (object)" in het venster dat verschijnt.
Let op de positie van het punt in de lijnen "Invoegen" en "Verbinden". Voor het opstellen van standaarddocumentatie laat u deze aanwijzer op de regel "Invoegen" staan.
Als u wilt dat de informatie in het Word-document automatisch verandert, afhankelijk van de gegevens in de Excel-tabel, selecteert u het item "Link". Het is echter noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het Word-bestand constant toegang heeft tot het bestand in Excel-formaat.
