Voor een gebruiker die net begint kennis te maken met de Microsoft Office Word-toepassing (of een vergelijkbare teksteditor), kan het moeilijk zijn om alle verschillende termen, functies en hulpmiddelen van het programma te begrijpen. Zo kan een concept als "footer" je lang doen nadenken over wat het is, waarvoor het wordt gebruikt en in welk deel van het document het is.
Een document in een teksteditor is conventioneel verdeeld in verschillende gebieden. De tekst wordt ingevoerd in het hoofd (centrale) deel van het document, maar aan de randen zijn er lege ruimtes, die meestal marges worden genoemd. Kop- en voetteksten zijn gebieden in de kop-, voettekst en zijmarges van elke pagina van een document. Meestal worden kop- en voetteksten gebruikt om paginanummers in tekst in te voegen, zonder dat de gebruiker elk nummer zelf hoeft in te voeren. De nummering gebeurt automatisch: elke volgende pagina krijgt een waarde die met één wordt verhoogd. Kop- en voetteksten kunnen opschriften bevatten: tijd, datum, bedrijfsnaam of documentnaam. U kunt ook grafische objecten in de kop- en voetteksten plaatsen - een bedrijfslogo of een andere afbeelding Waarom is het handiger om kop- en voetteksten te gebruiken om herhalende tekst en grafische objecten in te voegen. De tekst of het grafische object in de kop- en voetteksten verandert niet, beweegt niet, vervormt niet. Het is niet nodig om op elke nieuwe pagina dezelfde tekst in te voeren. Wanneer kop- en voetteksten actief zijn, wordt het hoofdgedeelte van het document ontoegankelijk voor bewerking, zodat het uiterlijk niet verandert. Snelle toegang tot de kop- en voetteksten kan worden verkregen door te dubbelklikken met de linkermuisknop bovenaan of onderaan het document. Wanneer kop- en voetteksten actief zijn, komt er een extra "Ontwerp"-tabblad beschikbaar in de contextuele tools van de editor, waarmee u het uiterlijk van kop- en voetteksten kunt wijzigen, de benodigde objecten kunt invoegen. Om kant-en-klare sjablonen voor kop- en voetteksten te gebruiken, ga naar het tabblad "Invoegen". Selecteer de kop- of voettekst in het gedeelte "Kop- en voetteksten", selecteer uit de sjablonen in de vervolgkeuzelijst de gewenste optie met de linkermuisknop - dit veld schakelt automatisch over naar de bewerkingsmodus voor kop- en voettekst. Om het te verlaten, dubbelklikt u met de linkermuisknop in het hoofdgedeelte van het document.
